Digitalisierung für die Windenergie - eine IT Roadmap

Digitalisierung für die Windenergie - eine IT Roadmap

Im technischen Service müssen neben der zuverlässigen und hochwertigen Abwicklung der Arbeiten, diese auch gut dokumentiert werden. Die Dokumentation ist sowohl für den Kunden als auch für interne Prozesse von großer Bedeutung. Heutzutage erfolgt die Erfassung der Daten in der Regel über ein IT-System, wobei häufig verschiedene heterogene IT-Lösungen für unterschiedliche Prozesse eingesetzt werden. 

Vor diesem Hintergrund galt es bei unserem Kunden aus dem Windenergiebereich eine IT-Landschaft zu gestalten, die ohne Medienbrüchen auskommt. Daten sollen nicht redundant gespeichert werden und die Softwarelösungen den jeweiligen Mitarbeitern bei der Ausübung ihrer Tätigkeit möglichst optimal unterstützen. Kurzum, die Digitalisierung der wertschöpfenden Kernprozesse im Service von Windenergie-Anlagen.

Mit diesem Fundament ist dann gegeben, dass auch die nachgelagerten Prozesse, wie die Personalabrechnung, die Fakturierung der durchgeführten Leistungen, die Warenwirtschaft aber auch die Einsatz- und Personalplanung auf aktueller Datenbasis optimal arbeiten können.

Mit Standard-Software schafft man nur Standard-Prozesse - Digitalisierung fordert eigene Ideen

Unser Kunde hat sich als mittelständischer Industriedienstleister für die Windenergiebranche etabliert und steht vor der Herausforderung, neben herausragender Arbeit auch eine lückenlose und qualitativ hochwertige Dokumentation und Abrechnung der durchgeführten Aufträge zu gewährleisten und diese dem Kunden und allen internen Stakeholdern zur Verfügung zu stellen. Hierfür ist eine funktionierende IT ohne Medienbrüche und unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Anforderungen der Kunden notwendig. Sie soll alle Bereiche vom Auftragseingang, über die Planung der Tätigkeiten, der Verwaltung von Lagerbeständen, der Dokumentation der durchgeführten Arbeiten, der Verbuchung von Arbeitszeiten, der Lohnbuchhaltung bis hin zur Rechnungsstellung erfassen. 

Alle Funktionen in einem einzigen Softwaresystem so speziell und detailliert aber zugleich flexibel und schlank abzubilden, ist für die speziellen Bedürfnisse eines Dienstleisters im Bereich Windenergie kaum möglich. Zudem fordern die Kunden in der Regel individualisierte Prozesse oder Berichte, wodurch die Anforderungen an die IT-Systeme erhöht werden. Deshalb kann es sinnvoll sein, anstelle eines großen „Dinosaurier“-Systems eine Reihe an gekapselten IT-Prozessen zu etablieren, die über Schnittstellen miteinander kommunizieren. Hierdurch ist es möglich, jeden Prozess, über das übliche Maß hinaus, mit IT Technologie zu unterstützen und gleichzeitig eine Anpassungsfähigkeit der Systeme zu gewährleisten, die eine ständige Weiterentwicklung der Prozesse nicht hemmt, sondern fördert.

Der Kundenwunsch - Von der Analyse des bestehenden Systems bis zur Digitalisierung der Prozesse

Zunächst wurden von SWMS Consulting vor Ort die bestehenden Prozesse sowie die IT-Landschaft detailliert aufgenommen und bewertet. 

Durch intensive Potentialanalysen der einzelnen Bausteine der IT-Landschaft konnten Optimierungspotentiale aufgezeigt und Handlungsempfehlungen mit kurz- und langfristigem Horizont entwickelt werden. Ziel war eine IT-Landschaft im Unternehmen zu konzipieren, in der redundante Arbeiten obsolet sind und die möglichst ohne Medienbrüche auskommt. Hierzu fokussierte sich ein Hauptteil der Beratungstätigkeit auf die Möglichkeiten der Kopplung unterschiedlicher Systeme, die somit als spezialisiertes Tool für ihren jeweiligen Aufgabenfokus gelten, dann aber trotzdem medienbruchfrei an der richtigen Stelle mit weiteren Systemen kommunizieren. Dazu gehören ERP, Lohnabrechnungssoftware, technische Dokumentationssoftware, Field Service- und Plantafel sowie die üblichen Office-Tools.

Die Optimierung des IT-Systems


Vor diesem Hintergrund gelang somit auch die Gestaltung von Prozessen, die derzeit manuell durchgeführt, und zukünftig automatisiert werden sollen - insbesondere im Bereich der Abrechnung, Analyse und des Controllings.

Entwicklung der individuellen IT-Roadmap für die Windenergie – Das Ergebnis

Im Rahmen des Projekts wurde zunächst eine IT-Roadmap mit konkreten Handlungsempfehlungen für den Kunden entwickelt. Wichtig war zudem, dass auch Handlungsoptionen in verschiedenen Teilprozessen offen und transparent dargestellt und bewertet wurden.

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SWMS Consulting begleitet die Umsetzung der Handlungsempfehlungen nun in mehreren kleinen Folgeprojekten, um die identifizierten Potentiale sukzessive zu realisieren. Beispielsweise speilen hier auch Technologien wie Serverless Computing oder Microsoft Flow eine Rolle.

Fazit

Unternehmen mit sehr flexiblen Prozessen und hoher Anpassungsfähigkeit bezüglich tendenziell weniger großer Kunden gelangen beim Thema IT häufig in eine „Zwickmühle“. Das „eine“ Softwaresystem zu finden, welches Prozesse optimal und digital durchgängig abbildet ist in diesem Umfeld noch schwieriger als es ohnehin ist. Im Projekt wurden Handlungsempfehlungen gegeben, die zu einer starken Veränderung der IT-Landschaft führen. Dennoch vertraute uns unserer Kunde hier, dass seine bisherigen Softwareinvestments durch systematische Verknüpfung zu mehr und mehr digitalen Prozessen führen. Die Ergebnisse sind bereits nach kurzer Laufzeit sichtbar.


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