Die Geschäftsleitung sowie das Controlling unseres Kunden - ein mittelständisches Unternehmen im Industrieservice tätig - nutzt Microsoft Excel zur Planung, Steuerung und Auswertung der operativen Tätigkeiten. Die annähernd 100 Mitarbeiter sind im Kundenauftrag an den Anlagen vor Ort, so dass abrechenbaren zu leistenden Personalstunden, die verfügbaren Ressourcen sowie der aktuelle und prognostizierte Auftragsbestand unternehmerisch effizient gesteuert werden muss.
Herausforderung
Nach der Arbeit ist vor der Arbeit – Nach dem erfolgreichen Einsatz am Ort des Geschehens müssen im Industrieservice weitere Arbeiten erfolgen. Dazu gehören Dokumentationspflichten des Einsatzes, Rechnungsstellung für den Endkunden inkl. Tätigkeitsnachweis und Abrechnung der Monteure inkl. aller einsatzspezifischen Zulagen.
Die Grundlage dieser nachgelagerten Tätigkeiten ist der sog. Montagebericht, der historisch als Papierbericht von den Monteuren vor Ort ausgefüllt wird. Mehrfach kopiert für Rechnungsstellung, Nachweis in der Anlagendokumentation und für die Verlohnung ist er die entscheidende Grundlage für den Kunden, das Serviceunternehmen und das Personal.
Eine App zu Stundenerfassung? Eigentlich eine gute und naheliegende Idee, durch spezifische Anforderungen wie kundenindividuelle Formularvorlagen, die Notwendigkeit der Hinterlegung von physischen Dokumenten vor Ort oder die Berücksichtigung flexibler Teams führten Versuche mit standardisierten Software-as-a-Service-Lösungen jedoch leider nicht zum Erfolg.
Vorgehen
Nach der ausgiebigen Ist-Analyse des Prozesses wurden die Gaps zwischen Anforderungen und bisher eingesetzter SaaS-Lösung identifiziert und analysiert. Im Ergebnis waren die spezifischen Anforderungen durch die am Markt verfügbaren Kauf-Systeme nicht realisierbar.
Eine schlanke Lösung auf Basis bestehender Services und Tools aus dem Cloud-Bereich wurde folglich konzipiert und innerhalb von 4-6 Wochen zur ersten Version umgesetzt. Entscheidender Faktor für den Erfolg war es, den Prozess der Dokumentation genau zu verstehen und hinsichtlich der Lösung „querzudenken“, anstatt vermeintlich bestehende Lösungsansätze zu kopieren. Aus den Interviews mit den Monteuren ergab sich, dass PDF-Formulare für die Montageberichte gegenüber einer App favorisiert werden. Um trotzdem den Vorteil der digitalen Erfassung aller Daten zu haben, ermöglicht unsere erarbeitete Lösung inzwischen einen zu größten Teilen vollständig automatisierten Prozess.
Grob skizziert sieht dieser wie folgt aus:
Die Serviceteams werden in der Disposition eingeteilt und einem Auftrag zugewiesen. Mit Statusänderung des Auftrags wird eine Meldung erzeugt, die automatisiert den Montagebericht im Auftragskopf vorausfüllt und per Email an die Serviceteams verschickt.
Die Serviceteams füllen die weiteren Zeilen des Berichts, d.h. Stunden und Tätigkeiten sowie Materialien aus. Zunächst per Mail und inzwischen per Upload-Portal wird dieser Bericht als Datei zurück ins System gebracht. Eine Version kann direkt ausgedruckt und vorschriftsgemäß vor Ort hinterlegt werden.
Alle Daten aus dem Formular werden automatisch gelesen, eine ganze Reihen an Checks wird automatisch durchgeführt und bei Problemen dem Mitarbeiter direkt mitgeteilt.
Wenn alles OK ist wird in einer sog. Bauleiterfreigabe noch ein manueller Check durchgeführt und der Bericht schließlich genehmigt.
Durch die Genehmigung werden automatische Meldungen an das ERP erstellt, so dass Stunden und Materialbuchungen auf die Aufträge erfolgen.
Monatlich werden alle eingegangen Daten genutzt, um die Lohnabrechnung für die Monteure zu erstellen, inkl. automatischen DATEV-Import.
Das nachfolgende Bild zeigt den Blick auf die Arbeit der Disponenten im neuen Portal zur Prüfung der eingegangenen Montageberichte und zur Bauleiterfreigabe.
Ergebnis
Unser Kunde konnte mit unserer Lösung innerhalb kürzester Zeit sehr aufwendige und lästige Dokumentationsarbeiten effizienter gestalten. Die skizzierte und letztlich umgesetzte Lösung passt sich dem individuellen Prozess an. Da standardisierte Software für den Anwendungsfall nach ausgiebiger Analyse nicht in Frage kam, konnten mit geringem eigenem Programmieraufwand und intelligenter Orchestrierung vorhandener Cloudservices mit sog. Serverless-Diensten eine nahezu vollständige Automatisierung eines Prozesses ermöglicht werden, der zudem nun Basis für weitere Optimierungsbemühungen ist.
